Программы автоматизации бухгалтерского учета предполагают, что с документами работают многие люди, именно поэтому очень важным является вопрос об ограничении доступа к тем или иным документам. Необходимо заметить, что в некоторых случаях часть документов должна быть доступна тем или иным сотрудникам только для ознакомления, то есть с полным запретом их изменения. Это необходимо для того, чтобы исключить возможные ошибки. Кроме того, для успешного выполнения своих обязанностей у того или иного работника нет необходимости работать сразу со всеми документами в базе данных, поскольку может возникнуть путаница. Именно поэтому в данной программе автоматизации предусмотрено разграничение доступа к документам.

Данная программа предусматривает для того или иного работника доступ только к определенным группам документов. Те группы и документы, которые ему не предназначены для работы, являются скрытыми. Помимо них, все остальные опции программы являются полностью доступными. Доступ к каждой из таких групп предполагает регистрацию. Необходимо заметить, что при необходимости в данной программе можно настроить доступ абсолютно ко всем документам, имеющимся в базе, а также всем пунктам меню и необходимым инструментам. Такая система является очень эффективной в первую очередь потому, что каждый из сотрудников получает доступ только к тем документам, работу с которыми предполагает предусмотренный его должностью участок.

Необходимо заметить, что распределение одного типа документа по разным отделам не предусмотрено, и именно поэтому в программе ABACUS предусмотрена дополнительная опция, при помощи которой такое разграничение установить можно. Кроме того, при помощи нее можно провести разграничение не только права доступа, но также и права уровня изменения того или иного документа. Например, с ее помощью определяются подразделения, работа с которыми доступна тому или иному пользователю. Кроме того, можно также изменять возможность доступа и внутри одной группы, то есть кто-то будет иметь право изменять статьи расходов, а кто-то формировать заявки. Необходимо заметить, что такие настройки очень легко изменять при необходимости.